Ciencia Archivística

CIENCIA ARCHIVÍSTICA

POR JAVIER BROWN CÉSAR

INTRODUCCIÓN

Llegado a un momento dado de su desarrollo, toda disciplina debe comenzar a tomar conciencia de los discursos que ha generado a partir de un objeto de estudio determinado, vertebrando estos diferentes discursos en un sistema unitario, donde los diferentes conceptos y enunciados utilizados se estructuren mediante un conjunto de reglas que especifiquen las relaciones y asociaciones, así como los ámbitos o regiones de aplicación.

LA ESTRUCTURACIÓN DEL SABER CIENTÍFICO

CRÍTICA AL POSITIVISMO

La visión positivista de la ciencia, herencia de August Comte, es la que parece haber prevalecido al interior de diversos círculos académicos. Esta visión implica que la misión de la ciencia archivística es encontrar relaciones constantes entre fenómenos, con el fin de “conocer para prever con el fin de proveer”. O sea que la visión positivista implica que la ciencia archivística formula las leyes que permiten clasificar los diversos fenómenos, bajo las premisas de que el método a aplicar debe ser el de las matemáticas y de que las leyes de la naturaleza son absolutamente invariables. Bajo esta óptica, la ciencia archivística sería una especie de física de la información documental, cuyo cometido sería relacionar hechos y fenómenos archivísticos, encontrando una ley absoluta que permita dar una explicación coherente del todo.

Pero esta visión positivista de la ciencia archivística parte de una serie de presupuestos falsos:

1º. La consideración de que los fenómenos y hechos sociales pueden ser estudiados utilizando el mismo método que utilizan las ciencias naturales. Esto implica que se considere a la sociedad como un sistema absolutamente cerrado y determinístico, cuya dinámica puede predecirse con toda exactitud en cualquier momento dado. Pero con esto se olvida la radical diferencia existente entre ciencias de la naturaleza y ciencias de la sociedad, ya que si bien en la región de lo natural todo parece suceder por virtud de una ciega necesidad, en la región de lo social las cosas suceden por obra de la libertad humana. El hecho de que en la región de lo social exista la libertad implica que el sistema de la sociedad es abierto y probabilístico, ya que existe un cierto factor de incertidumbre derivado de la naturaleza de los hechos sociales, los cuales no son absolutamente invariables y predecibles.

La visión positivista de la ciencia se olvida de que, si bien en el caso de las ciencias naturales el objeto de estudio y el sujeto son heterogéneos, en las ciencias sociales el objeto y el sujeto son homogéneos. O sea, cuando realizo cualquier labor de investigación social yo mismo soy el sujeto que estoy estudiando, ya que yo mismo son un ente y un actor social. Esta consideración es fundamental ya que en la investigación social existe una relación de identidad y por lo mismo de “simpatía” entre el objeto estudiado y el sujeto que se estudia, lo que permite la posibilidad de la empatía y desde luego, de la evidencia empática.

2º. No es el cometido de todas las ciencias el encontrar las relaciones constantes entre fenómenos con el fin de enunciar las leyes que permitan constatar estas invariabilidades. La ciencia así definida se reduce a la consideración de la causalidad eficiente, o sea, de la forma como unas cosas actúan sobre otras. Pero con esto se pierden varios aspectos fundamentales de la realidad, y entre estos quizá el más importante para la consideración de las ciencias sociales, o sea, la finalidad con la que las cosas son hechas (la causalidad final o teleología). Por ello, las leyes que se dan al interior de las ciencias no sólo se reducen a las causales y funcionales que permiten especificar el origen de un efecto, sino que abarcan también las leyes teleológicas, que permiten determinar los fines; las leyes probabilísticas, que permiten especificar tendencias y regularidades; las leyes históricas, que permiten comprender la dinámica de un hecho o acontecimiento; las leyes o normas prescriptivas, que nos especifican la forma de hacer o no hacer las cosas; y las reglas y procedimientos, las cuales nos permiten determinar la mejor forma de realizar una actividad determinada.

Así que las ciencias sociales no se reducen a tener una estructura legaliforme similar a la de las ciencias naturales. Pudiendo existir en su interior todo un complejo de leyes que se estructuren en diferentes niveles. Así por ejemplo, puede haber una ley teleológica que funcione como la estructuradora del sistema, teniendo leyes probabilísticas subordinadas. A su vez, estas leyes probabilísticas pueden tener en su base normas o leyes prescriptivas o conjuntos de reglas. Esta consideración es fundamental, ya que implica que la estructura de las ciencias sociales no necesariamente es la de enunciado protocolario (o sea, el tipo de enunciado que permite registrar un fenómeno) en la base, hipótesis de trabajo en el medio y finalmente ley y teoría en la punta. Esto también implica que las ciencias sociales pueden “experimentar” con sus objetos de estudio pero sólo dentro de ciertos límites, siendo la experimentación una de las tantas aproximaciones posibles al objeto de estudio.

La estructura de las ciencias sociales ciertamente debe atender a algún principio lógico, pero su cientificidad no depende tanto de la realización de experimentos para la comprobación de hipótesis, sino más bien de la estructuración de diferentes tipos de sistemas de conceptos y de enunciados, cuya obtención puede no ser experimental. Así, las ciencias sociales pueden tener en la base ciertos conceptos básicos, en el medio enunciados que vinculen estos conceptos y que pueden ser de muy diversa índole (como enunciados causales, explicativos, normativos, etc. ) y en la punta una teoría o conjunto de teorías generales que permitan estructurar el saber.  

CRÍTICA AL PSICOLOGISMO Y AL SOCIOLOGISMO

Karl R. Popper consideraba como totalmente inútil el buscar las causas psicológicas que dan origen a una ley o teoría científica. El indagar los procesos psíquicos ocultos que se dieron en la mente de Einstein antes de que enunciara su célebre teoría de la relatividad aparece como una labor tan inútil, como el determinar qué procesos se dieron en la mente de Arquímedes antes de que saliera por las calles de Grecia gritando desnudo “eureka” al haber descubierto uno de los principios básicos de la hidrodinámica.

El problema de fondo radica en tratar de estructurar la ciencia sobre hechos totalmente subjetivos, los cuales pueden presentar enormes variantes de acuerdo a un momento histórico dado. Además, para indagar los procesos psíquicos que dan origen a una ley o teoría se requiere de todo un armamento metodológico donde la arbitrariedad derivada del sujeto que investiga no queda del todo anulada. O sea, el que trata de investigar las estructuras psíquicas profundas que están en la base de una ley o teoría puede, con sus métodos afectar la misma vida psíquica que está tratando de explicar, de tal manera que sus resultados pueden ser forzosos y arbitrarios.

Otro tanto sucede con la teoría sociologista del saber científico, según la cual, cualquier ley o teoría nace de un consenso tácito que implica un cambio de paradigma en la forma de concebir un objeto de estudio. Mientras que la visión psicologista parte de la premisa de que el saber científico es resultado de una especie de dictadura del científico individual, la cual se deriva de ciertas condiciones específicas de personalidad únicas y especiales; la visión sociologista parte de la premisa de que el saber científico es resultado de una especie de consenso democrático que se da al interior de una élite competente. Esta forma de consenso democrático no es más que una forma disfrazada de dictadura de la ciencia, en cuya base sigue latiendo el positivismo decimonónico de Comte.

VISIÓN ESTRUCTURAL DEL SABER CIENTÍFICO

Nuestro punto de vista

SOPORTE MATERIAL, TEXTO Y HERMENÉUTICA

Debemos partir de una diferenciación clara, aunque no a simple vista perceptible. En todo documento puede distinguirse:

1º. El soporte material, o sea, el medio físico en el que se ha plasmado un texto. Este medio físico puede ser papel, pergamino, papiro o inclusive piedra o materiales que se han usado sólo recientemente, como microformatos, películas fotográficas o discos compactos. El medio físico utilizado en algún momento dado, está en función de las necesidades y posibilidades reales del contexto histórico en el que se vive, lo que está determinado en buena medida por el avance de la técnica y la tecnología, así como por la disponibilidad de recursos materiales. De aquí que en ciertos estadios de la historia se prefieran unos medios físicos sobre otros, siendo casi siempre el factor determinante la relativa abundancia del material.

2º. Lo que el soporte material contiene, o sea el texto. Este texto puede ser considerado, bajo la óptica de la teoría de la comunicación, como un mensaje que está destinado a un usuario determinado. El texto puede estar constituido por imágenes o símbolos, pero casi siempre su elemento básico es algún código lingüístico consistente en un vocabulario (o conjunto de términos aceptados en una lengua o ideolecto) y una sintaxis o conjunto de reglas que permiten “jugar” con los términos para construir unidades enunciativas con significado (oraciones).

3º. La información que se obtiene a partir del texto, o para ser más precisos, el acto de informarse mediante el desciframiento y la interpretación del texto. La información es así el acto por medio del cual, una persona se coloca ante el texto con el fin de descifrar el código, para así conocer el mensaje y adoptar una actitud determinada (ya sea tomar una decisión, plasmar algunos elementos del mensaje dentro de un texto nuevo, realizar algún trabajo de investigación, etc.). Esto hace de la información un acto subjetivo, por lo que su estudio científico se dificulta enormemente, ya que el usuario específico es quien se informa mediante el texto. La información es un acto cuyo fin es satisfacer alguna necesidad subjetiva.

Las dificultades de considerar que la ciencia archivística estudia la información son enormes, ya que, según vimos, la información es un acto subjetivo. Por ello, la necesidad específica que lleva a informarse, así como la necesidad que se satisface al ser informado son siempre aspectos que competen al usuario de manera individual. Ciertamente pueden definirse perfiles generales de usuarios, de acuerdo a grupos específicos de demandas de información, pero debe existir la posibilidad de estructurar la Archivonomía a partir de un objeto de estudio que presente mayores elementos objetivos.

EL ARCHIVO: ÁMBITO DE RELACIONES INTERPERSONALES Y ÁMBITO DE ORDENACIÓN DE DOCUMENTOS

Dentro de todo archivo podemos distinguir dos ámbitos fundamentales:

1º. El archivo es un lugar al que concurren usuarios y archivistas. Es un punto de encuentro entre quienes ofrecen documentación sistematizada y quienes acuden con necesidades específicas que pueden ser satisfechas mediante la información a través de los textos.

2º. El archivo es un espacio donde se encuentran sistemáticamente ordenados documentos que pueden corresponder a un área específica del saber humano o pertenecer a alguna institución pública o privada.

En el primer ámbito se da un complejo de relaciones bastante amplio: entre usuarios y archivistas, entre los usuarios mismos, entre usuarios y documentos, entre usuarios y mobiliario y equipo del archivo etc. En el segundo ámbito, la ordenación sistemática es posible gracias a un conjunto de preceptos y normas que permiten ordenar racionalmente la documentación con base en criterios de clasificación, reglas de representación o descripción documental, manuales de políticas y procedimientos, catálogos de vigencia, etc.

El objeto de estudio de la Archivonomía podría ser algo propio sólo de alguno de estos ámbitos, así podría estudiar el conjunto de normas o preceptos que rigen las formas de organización sistemática de documentos, o las relaciones entre usuarios y archivistas o usuarios y documentos. Pero debe existir alguna realidad unificadora de estos dos ámbitos, que a la vez que sea punto de confluencia de todas las actividades archivísticas, sea el objeto final  de todo usuario y el principal punto de referencia de los archivistas; este objeto parece ser el documento.

EL DOCUMENTO: OBJETO DE ESTUDIO DE LA ARCHIVONOMÍA

El estudio de la Archivonomía parece complicarse ya que el objeto de estudio es también en extremo complejo. Para facilitar nuestra investigación podemos aventurar la hipótesis de que el objeto material de estudio de la Archivonomía es el documento. Sin embargo, si dejamos aquí la investigación, faltará aún por especificar el enfoque o punto de vista con el que la Archivonomía estudia al documento (o sea, el objeto formal de la Archivonomía). La Archivonomía estudia al documento, pero no en sí mismo, ni desde el punto de vista de su contenido, sino a partir de su ordenación en unidades de gestión documental y de las relaciones que el documento guarda con el usuario y con la misma unidad de gestión. Resulta entonces una definición de la Archivonomía como la ciencia que estudia al documento desde el punto de vista de su ordenación en unidades de gestión documental y de su relación con los usuarios de las mismas.

Esta definición debe completarse, ya que si es asumida como tal, llevaría a confundir el objeto de estudio de la Archivonomía con el de la ciencia archivística o bibliotecología. Ambas ciencias estudian al documento, pero el tipo de documentos que ambas ordenan es diferente, ¿en qué radica entonces esta diferencia? La característica fundamental del documento de archivo parece ser su escasez; esto es, el documento de archivo tiene la característica de ser un documento único, irrepetible, producido de manera limitada, y representa por lo general los intereses de una institución. Por otro lado, la característica fundamental del documento de biblioteca parece ser su relativa abundancia; esto es, el documento de biblioteca tiene la característica de ser un documento del que existen varios ejemplares similares en otros lugares, por ello es repetible, se ha producido de manera ilimitada, y representa por lo general los intereses de una sociedad.

Esta distinción entre el documento de archivo y el de biblioteca tiene consecuencias importantes, a saber:

1ª. Al ser el documento de archivo por excelencia un soporte de edición limitada, su valor tiende a incrementarse de manera sustancial, a comparación del documento de biblioteca. Si tomamos como punto de referencia las teorías económicas que establecen que el valor de un bien está en función de la escasez del mismo, podemos con toda seguridad afirmar que el documento de archivo, por excelencia, es mucho más valioso que el documento de biblioteca, y esto no sólo se refiere a su valor material, sino fundamentalmente a su valor de contenido. El documento de archivo llega a tener un valor mucho más elevado que el documento de biblioteca al grado de que existen documentos de archivo cuyo valor es tan alto, que no puede precisarse y tienden a considerarse invaluables. Además, el documento de archivo es por lo general único e irrepetible, a comparación del documento de biblioteca el cual tiene, por así decirlo, varios “hermanos” o copias, por lo que su valor disminuye en función de la cantidad de copias existentes en el mercado. El enorme valor del documento de archivo hace que la labor de conservación y restauración documental sea de primera importancia. La conservación aparece como una actividad fundamental, donde se combinan aspectos propedéuticos destinados a crear condiciones ideales para que el documento se mantenga en un estado de “salud” óptimo, junto con restricciones en el uso de este tipo de documentación. 

Esta primera consecuencia lleva aparejada una conclusión que me gustaría que no se pasara por alto: ciertas obras consideradas como típicas de las bibliotecas, como podrían ser incunables o ediciones príncipes, no son propiamente documentos de biblioteca, sino documentos de archivo. La conservación de este tipo de documentos en bibliotecas es para mí sinónimo de la confusión existente entre los bibliotecarios respecto al documento que han de manejar, el cual, es como ya mencioné de carácter masivo e ilimitado. De ahí que en muchas bibliotecas existan en la actualidad auténticos documentos de archivo que deben ser tratados como tales; esto es, su acceso debe ser restringido, las condiciones de su conservación deben ser cuidadosamente controladas y deben conformar una colección independiente que no esté al acceso del público en general. Esta confusión entre documento de archivo y documento de biblioteca se hace patente en bibliotecas donde se han creado salas que almacenan colecciones especiales, cuyo acceso al público es restringido y sus condiciones de uso limitadas; no nos confundamos, pese a que a estas colecciones especiales se les ubique dentro de una biblioteca, sus condiciones de uso, conservación, y en fin, su acceso restringido nos hablan de un archivo dentro de una biblioteca. Es necesario acabar con esta confusión, dejando que las bibliotecas manejen solamente aquellos documentos cuyo uso no se restringe y en los que existen varios ejemplares. Enfatizo nuevamente: el documento de archivo es escaso e invaluable, el documento de biblioteca es relativamente abundante y sujeto de valuación económica (o sea, es fácil fijar su valor de mercado en cualquier momento).

2ª. El documento de archivo, a diferencia del documento de biblioteca permite recrear la historia de las instituciones de cualquier nación, lo que no se da con el documento de biblioteca (no nos referimos aquí ciertamente a los documentos de biblioteca cuya temática exclusiva es la historia de las instituciones). Instituciones como el Estado, la Iglesia, el Registro Civil, el Ejército, los Tribunales Judiciales, los Congresos Federales y Locales, las Escuelas y Academias, etc., tienen su memoria histórica contenida principalmente en los documentos de archivo; mientras que en los documentos de biblioteca se puede reconstruir solamente la historia pública, de uso común y por qué no decirlo, de acceso colectivo. Así, el documento de archivo, estudiado a partir de una metodología rigurosa y a través de una genealogía bien construida, permite la recuperación y reconstrucción de la historia de las instituciones de cualquier país. La historia que se puede reconstruir a partir del documento de archivo es más íntima, personal, reservada y reveladora que la historia que puede reconstruirse a partir de los documentos de biblioteca, la cual es más impersonal, colectiva, común e inmediata.

3ª. Los sistemas de ordenación y representación son también diferentes en las bibliotecas y en los archivos. Mientras que las bibliotecas usan sistemas de ordenación (esquemas de clasificación) por excelencia de carácter temático, los archivos usan sistemas de ordenación (clasificación) donde el generador del documento (la autoridad) y ya no el asunto aparece como el criterio fundamental para establecer una clase. Además, la forma de catalogar (lo que he denominado representación) es también diferente en las bibliotecas y en los archivos. Los elementos que se extraen del documento de archivo para realizar la catalogación son diferentes a los elementos que se extraen del documento de biblioteca para consignarse en una ficha catalográfica.

4ª. Teniendo los documentos de archivo y de biblioteca estas diferencias que he mencionado brevemente, nos encontramos ante dos profesiones con fines, formas de ordenación y sistematización documental diferentes. Sus objetos de estudio tampoco deben confundirse, por lo que tanto la biblioteconomía como la Archivonomía deben desarrollar metodologías propias, siendo para los archivistas fundamental el profundizar en los métodos históricos de investigación con el fin de terminar con la larga sombra que los historiadores han proyectado sobre la Archivonomía y sobre los archivistas.

ÁMBITOS DE DESARROLLO DEL DISCURSO CIENTÍFICO DE LA ARCHIVONOMÍA

A partir del documento, como objeto de estudio propio de la Archivonomía se pueden construir discursos que giren en torno al documento y que permitan desarrollar la ciencia archivística como un sistema coherente y racional. Los ámbitos en donde se puede desarrollar el discurso científico de la archivonomía pueden ser:

1ª. Los sistemas de representación documental. O sea, los diferentes lenguajes que son utilizados con el fin de que un usuario determinado identifique, a partir de un medio de acceso, los documentos de archivo que son de su interés. Todo sistema de representación, en tanto que lenguaje, consta de un vocabulario (conjunto de términos aceptados y normalizados) y una sintaxis (o conjunto de reglas que permiten relacionar los términos que conforman el vocabulario). La ciencia archivística puede desarrollar la teoría de los lenguajes partiendo de los presupuestos básicos de la lingüística. 

2ª. La normalización. Una vez desarrollados los sistemas de representación de documentos de archivo, mediante la determinación de la terminología y de las reglas de su uso, se llega a un estadio superior consistente en determinar criterios de uniformidad, para así llegar a consensos al interior de la comunidad científica. Esta normalización permitiría además el intercambio internacional de informaciones, gracias a la existencia de consensos básicos respecto al código a ser utilizado y a las reglas combinatorias que permitan “jugar” con los elementos del código, así como a las formas de representar documentos.

3ª. Gestión de documentos. La gestión documental, al interior de los archivos consiste en una ordenación racional de actividades, normas y relaciones, con el fin de prever, en la medida de lo posible, acontecimientos futuros; determinar planes de acción a corto, mediano y largo plazo; evaluar la actuación del sistema de archivo en un momento dado, con base en metas y estándares predeterminados; dirigir los elementos del sistema hacia la consecución de los fines del mismo, etc. La gestión toma sus principios fundamentales de la ciencia administrativa, por lo que la gestión documental puede considerarse como una rama especializada de la administración. Esta rama especializada tiene sus principios específicos, de acuerdo al objeto que se administra, por lo que es importante tomar conciencia de la manera como los principios administrativos se aplican a los casos particulares, con el fin de determinar estos principios básicos específicos.

4ª. Conservación y restauración. El enorme valor que tienen los documentos de archivo (valor que se deriva de su relativa escasez, como ya establecimos más arriba), hace que las labores de conservación y restauración documental sean prioritarias. Las medidas preventivas o profilácticas respecto al manejo de los documentos y al espacio físico en el que se han de contener son fundamentales en la marcha de cualquier archivo: tanto la manipulación de los documentos como los espacios físicos en los que se encuentran deben controlarse con el fin de prevenir la “transmisión” de elementos nocivos para la documentación, tales como hongos, bacterias y plagas de diversa índole; los factores ambientales deben controlarse rigurosamente con el fin de mantener las condiciones de humedad y frío bajo estándares que impidan el desarrollo de entidades patológicas que afectan a los documentos. Profiláxis, taxonomía de las diversas patologías y sistematización de procedimientos de restauración son ámbitos donde se puede y debe dar rigor científico.

5ª. Servicios. La razón de ser de toda organización archivística y de la existencia misma del archivo es la utilización de los documentos por parte de usuarios específicos. Los servicios son un conjunto de procesos que tienen como fin el poner en contacto a comunidades de usuarios y documentos ordenados que puedan satisfacer las necesidades subjetivas específicas de los mismos. La ordenación de los documentos es previa a cualquier servicio, por lo que la sistematización del discurso científico sobre la representación, normalización, gestión y conservación-restauración debe anteceder a la sistematización del discurso científico sobre servicios. La elaboración del discurso científico sobre servicios y usuarios viene a ser la culminación del sistema de la ciencia archivística; pero por su aspecto de culminación es la parte del sistema más difícil de desarrollar. Esta parte culminante presenta un complejo de relaciones con las ciencias sociales que habremos de examinar más detenidamente más adelante; los ejes sobre los que ha de desarrollarse el discurso son: comunidades de usuarios, disponibilidad de la documentación (oferta-demanda), difusión y promoción de servicios, extensión archivística, y servicios de documentación (incluyéndose aquí la reprografía) e información (incluyéndose aquí la generación de documentación que verse sobre la documentación de archivo, como medios de acceso o índices y resúmenes ).

PERSPECTIVAS DE LA CIENCIA ARCHIVÍSTICA

Pero el reto de la ciencia archivística no radica sólo en desarrollar el sistema en el que han de ubicarse las partes de sus diferentes discursos científicos, sino en insertarse en los huecos discursivos que las otras ciencias han dejado libres. Esta inserción presenta varias vertientes:

1ª. Ubicación de la ciencia archivística dentro del universo del saber humano. Una vez que la Archivonomía se haya desarrollado como sistema y conteniendo este sistema los elementos suficientes y necesarios para considerarlo como un sistema científico, la Archivonomía podrá ubicarse dentro del basto complejo de las ciencias, para así determinar todo un conjunto de relaciones necesarias y métodos adecuados para abordar su objeto de estudio.

Una primera hipótesis que podemos aventurar es que la Archivonomía es una ciencia social, ya que su objeto de estudio es un bien cultural cuyo origen y fin son las instituciones creadas por el hombre. Esto aleja a la Archivonomía de las humanidades clásicas (filosofía y artes), pero la acerca a las ciencias sociales (derecho, psicología, economía, pedagogía, etc.). El problema consistiría entonces en definir una región de las ciencias sociales en la que pudiera insertarse la ciencia archivística; este problema puede solucionarse considerando el aspecto histórico de la Archivonomía y constatando que su desarrollo y evolución son relativamente recientes. Así, la Archivonomía estaría próxima a ciencias de reciente creación como las ciencias de la comunicación y la información y las ciencias de la documentación. Pero, subsumir la Archivonomía sólo bajo las ciencias de la documentación resulta arbitrario, ya que existen aspectos de las ciencias de la información y la comunicación que tienen muchos puntos en contacto con la Archivonomía; por ello, la Archivonomía es una especie de ciencia de la información documental, que se ubica a “medio camino” entre las ciencias de la comunicación y la información, por un lado, y las ciencias de la documentación, por otro.

2ª. Determinación de ciencias con las que la Archivonomía debe establecer relaciones. Con lo sentado en el punto anterior podemos afirmar que las ciencias con las que la Archivonomía debe establecer relaciones inmediatas son las ciencias de la documentación y las ciencias de la comunicación y la información. Pero además, la Archivonomía tiene puntos en común con las siguientes ciencias:

a) La historia. Ambas ciencias tienen en común el estudio de los documentos, pero la historia se interesa fundamentalmente en su contenido, mientras que la Archivonomía toma en cuenta este contenido básicamente para ordenar el documento dentro de un complejo de documentos. La relación entre Archivonomía e historia es en extremo próxima y muchos historiadores han incursionado en la Archivonomía ante la necesidad de ordenar racionalmente su material de trabajo. La historia permite ubicar a la Archivonomía dentro de la sucesión temporal, pero además ayuda a que la archivonomía tome conciencia de la historia de las instituciones, de la historia de los documentos, de la historia de los archivos y de la biografía de los archivistas; es en esta vertiente donde la archivonomía se desarrolla como historia y donde la historia aporta a la Archivonomía los métodos y técnicas necesarios para realizar la reconstrucción de una región de memoria. La Archivonomía, a su vez, permite ordenar los documentos que constituyen la materia prima del historiador. 

b) La lingüística. Todo lenguaje de representación archivística toma sus principios básicos de la ciencia lingüística. Gracias a la lingüística, se pueden diseñar lenguajes de representación que satisfagan necesidades específicas de una comunidad de usuarios. Además, las diferentes formas de representación documental pueden estudiarse en sus principios y leyes generales, gracias a los presupuestos que aporta la ciencia del lenguaje.

c) La sociología. No sólo la sociología permite explicar fenómenos como los cambios en las demandas y preferencias de un grupo de usuarios, sino también aporta elementos sumamente valiosos para el estudio de las instituciones al interior de las cuales existen los archivos. 

d) La economía. Todo documento está sujeto a la ley de la escasez, por lo mismo puede ser estudiado por la economía, desde el momento en que pueden existir relaciones entre oferta y demanda. Las teorías económicas permiten explicar, a partir del fenómeno de la escasez, el valor intrínseco de la documentación.

e) La ciencia administrativa. La gestión de archivos, como se mencionó, puede considerarse como una rama especial de la administración. Los principios administrativos, así como los procesos de planeación, organización, dirección y control se deben aplicar al interior de la organización archivística, para así garantizar racionalidad y orden en el actuar y el decidir.

f) El derecho. Todo archivo, en tanto que institución, está inmerso dentro de la dinámica del entorno jurídico de una nación determinada. Por ello, deben conocerse las normas jurídicas que rigen la organización de las instituciones dentro de un país, las normas jurídicas que rigen la organización de los archivos dentro de las instituciones (en caso de que existan) y las normas jurídicas sobre disponibilidad de la documentación (depósito legal y derechos de autor). Además, el conocimiento de los principios generales del derecho y de la técnica jurídica básica, ayuda a definir y sistematizar mejor la legislación y reglamentación archivística.

e) La estadística. Gracias al cálculo estadístico pueden definirse tendencias generales, entre otras cosas, sobre el crecimiento de los acervos de los archivos y sobre el tipo promedio de usuario que acude a un archivo determinado.

f) La informática. La automatización de los archivos puede desarrollarse gracias a los avances actuales de la ciencia de la informática. La informática y las computadoras son herramientas con las que se cuentan en los archivos para ahorrar procesos, optimizar costos y eficientar el trabajo; no obstante, considerar a estas herramientas como un fin en sí mismo sería un grave equívoco: la Archivonomía hace uso de la tecnología de la información que ha sido desarrollada por la ciencia de la informática, pero la Archivonomía no por ello se convierte en una rama de la informática, ni tampoco está al servicio de la informática como ciencia auxiliar.

 

3ª. Métodos. Los métodos de investigación que puedan desarrollarse para apoyar a la ciencia archivística dependen totalmente del objeto de estudio y sus diversos ámbitos. La ciencia archivística más que buscar las leyes constantes de los fenómenos, busca describir y explicar estos fenómenos, así como proveer de normas de organización y de trabajo archivístico. La Archivonomía aparece así como una ciencia normativa con un interés eminentemente práctico. Algunos de los métodos que puede utilizar la Archivonomía son:

a) El método de investigación documental. Como el objeto de estudio de la ciencia archivística es el documento, este método es el que debe abordarse de manera inmediata. El método tiene como base el criterio de autoridad y como herramientas auxiliares las bibliografías, fichas de trabajo y los análisis de otros documentos citados.  

b) El método de investigación histórica. El cual permite reconstruir la historia de los archivos, de las instituciones donde se encuentran, de los documentos, de las ideas en torno a los documentos, de la vida de los archivistas, etc.

c) El método sociológico de investigación de campo. El cual es de gran utilidad para realizar estudios de comunidades de usuarios. La técnica más usual que se utiliza en este método es la de encuestas por muestreo y sus herramientas fundamentales son las encuestas, los cuestionarios y las entrevistas.

d) El método comparado. Este método consiste en encontrar semejanzas y diferencias entre sistemas, procesos o entidades mediante el establecimiento de analogías. Habiéndose definido ciertos criterios de comparación se establecen parámetros comunes para realizar un estudio de las características comunes de cada sistema y las razones por las que entre dos procesos, sistemas o entidades se dan diferencias de desarrollo. 

4ª. Organización profesional. La constitución de organizaciones profesionales de archivistas, así como de organizaciones de archivos es una labor que se debe dar al interior de los diversos países, la meta inicial es consolidar la cooperación nacional entre sistemas de archivos y entre archivistas, lo que puede permitir definir normas y criterios mínimos así como códigos de ética profesional. El ideal de la organización archivística es conformar una sociedades mundial de archivistas, cuyo cometido podría ser el llegar al establecimiento de protocolos y normas internacionales.

5ª. Intercambio internacional. Gracias a la constitución de una sociedad mundial de archivos, los profesionistas podrían insertarse dinámicamente en los procesos de globalización y ubicarse con oportunidad en los nichos que la explosión de la información está constantemente creando. Los archivistas podrán también incorporarse a los procesos de democratización e internacionalización de la información, así como a procesos globales de toma de decisiones. El contenido de archivos de interés público, puede darse a conocer mediante sistemas de intercambio de información, como redes internacionales, así como archivos virtuales, de esta forma se puede permitir la conformación del saber sobre las instituciones.

Al día de hoy, las bibliotecas se han incorporado a esta democratización y explosión de la información documental, el resultado ha sido una mayor expansión y difusión de la cultura; si los archivistas emprendieran esta labor, el resultado no sólo sería el enriquecimiento de nuestra cultura global, sino también el permitir que se descubra la historia más íntima e inquietante del género humano; no la historia pública que se puede encontrar en las bibliotecas, sino la historia privada de las grandes ideas, de las grandes instituciones, que finalmente conforman el substrato de hechos y fenómenos históricos que han determinado, a lo largo de los siglos, la historia de la humanidad.